Formation aux outils informatiques et collaboratifs
Accompagnement : Un formateur expert du secteur culturel pour répondre aux problématiques spécifiques (TVA culturelle, contrats complexes).
Audiovisuel Forma
Formation Bureautique Organisation
Événementielle
OBJECTIFS de la formation
Piloter l'administration d'une structure culturelle avec la suite Office ou Google Workspace.
Concevoir des budgets prévisionnels complexes et des suivis de trésorerie automatisés.
Produire des supports de communication professionnels (dossiers de production, fiches techniques).
Optimiser l'organisation logistique d'une tournée ou d'un festival.
Obtenir une certification professionnelle validant la maîtrise des outils.
PUBLIC et PRÉ-REQUIS
Professionnels du spectacle (artistes, techniciens) en reconversion vers l'administration ou la production.
Chargés de diffusion, administrateurs de compagnies ou régisseurs souhaitant automatiser leurs tâches.
Créateurs d'entreprises événementielles.
Prérequis
Maîtrise de base de l'ordinateur (souris, clavier, navigation internet).
Posséder un projet ou une structure (réelle ou fictive) pour appliquer les exercices.
Optionnel : Une connaissance de base des spécificités du spectacle (intermittence, contrats de cession) est un plus.
Déroulement de la formation
Semaine 1 : Administration, Communication et Diffusion
Jour 1 : Écrits professionnels et dossiers de production (Word)
Structurer un dossier de presse ou de sponsoring (styles, sommaires, mise en page pro).
Création de modèles : contrats d’engagement, fiches de paie simplifiées, courriers types.
Jour 2 : Automatisation administrative (Word Avancé)
Publipostage : envoyer des invitations personnalisées à 200 programmateurs en un clic.
Formulaires remplissables pour les feuilles de route.
Jour 3 : Identité visuelle et présentation de projet (PowerPoint/Canva)
Concevoir un « Slide Deck » pour pitcher un spectacle devant des financeurs.
Intégration de vidéos de teasers, captations et extraits sonores.
Jour 4 : Communication digitale et visuelle
Bases de l’édition d’image pour les réseaux sociaux (formats affiches, bannière, story).
Utilisation d’outils collaboratifs (Trello/Slack) pour coordonner une équipe technique.
Jour 5 : Gestion des contacts et RGPD (Bases de données)
Créer et nettoyer un fichier de prospection (lieux de diffusion, presse, partenaires).
Respecter le RGPD dans l’envoi de newsletters.
Semaine 2 : Gestion Budgétaire, Logistique et Certification
Jour 6 : Les fondamentaux financiers sur tableur (Excel)
Créer un budget de production : formules de base, sommes, pourcentages de TVA.
Calcul des marges et des coûts de revient d’un événement.
Jour 7 : Gestion avancée de l’intermittence et paie (Excel)
Automatiser le calcul des charges sociales (taux spécifiques au spectacle).
Tableaux de bord de suivi des heures pour les intermittents (AEM, Congés Spectacles).
Jour 8 : Logistique de tournée et billetterie (Excel/Outils Web)
Feuilles de route dynamiques : calcul automatique des « per diem et frais de déplacement. »
Analyse des ventes de billetterie et graphiques de remplissage de salle.
Jour 9 : Coordination et pilotage de projet final
Étude de cas complète : De la création du budget prévisionnel à la rédaction du contrat de cession jusqu’à la feuille de route finale.
Interconnexion des logiciels (importer des données Excel dans Word).
Jour 10 : Révisions et Certification
Mise en situation d’examen blanc le matin.
Passage de la certification (Type TOSA ou équivalent RNCP) l’après-midi.
Bilan de fin de formation et plan d’action personnalisé.
Moyens pédagogiques
Cas pratiques : Vous ne travaillez pas sur des données fictives, mais sur des budgets de spectacles ou des plannings de tournées réels.